Impuls: Hoe overleef ik mijn e-mail?

Hoe overleef ik mijn e-mail?

Neem een tweede adres

Veel websites vragen om een e-mailadres bij registratie. Voorkomen is daarom beter dan genezen. Neem daarvoor een gratis tweede e-mailadres bij Yahoo! Of Hotmail en gebruik dat voortaan op het wereldwijde web. Zo blijft het persoonlijke e-mailadres gevrijwaard van mails van lucratieve voorstellen van Afrikaanse zakenlui, seks en andere reclame.

Wees voorzichtig met gegevens

Houdt uw eigen e-mailadres geheim bij het meedoen aan discussies op webfora en in chatruimtes. Spammers speuren op deze plekken met speciale software naar e-mailadressen. Deze adressen worden vervolgens verkocht op cd-roms. Zo zijn op internet voor iets meer dan vijftig euro cd’s te koop waarop adressen staan van 142 miljoen e-mailbezitters.

Reageer nooit

Is uw e-mailadres bekend geworden, dan behoort een rommelvrije inbox vrijwel definitief tot het verleden. Wordt het echt te gek, dan is het aan te raden een nieuw persoonlijk adres aan te vragen. Valt de schade mee – het aantal reclamemails blijft beperkt tot hooguit enkele stuks per dag – dan is het nog wel mogelijk om groei van de overlast tegen te gaan. Open nooit mail waarin spam zit. Soms bevat de pagina een afbeelding die vanaf een computer elders wordt geladen. De betreffende computer is van de spammer, die dan gelijk weet dat uw e-mailadres geldig is en nog meer reclame zal gaan versturen. Om die reden moet u nooit reageren op spamberichten.

Antispam software

Toch last van spam? Het gratis programma Mailwasher (www.mailwasher.net) verwijdert reclamemails voordat ze uw inbox bereiken. Helaas is het wel wat omslachtig in gebruik. Dat geldt niet voor commerciële producten als IhateSpam (www.ihatespam.net) of SpamKiller (www.spamkiller.com).

Nieuwsbrieven

Veel gevraagde maar onpersoonlijke post komt binnen in de vorm van nieuwsbrieven. Dat varieert van de dagelijkse online editie van dagbladen tot de mailinglijst van een leuke site waarop u zich twee jaar geleden abonneerde. Om de inbox beheersbaar te houden, is het raadzaam om een maand lang kritisch te volgen welke nieuwsbrieven u nog daadwerkelijk leest. Meld u vervolgens af voor het kaf onder het koren. Bijna al deze mails bevatten daarvoor instructies.

Filters

De post die nu overblijft, is gewenste post. Erg overzichtelijk is het echter niet om dat allemaal in de inbox binnen te laten komen. E-mailprogramma’s als Outlook en Eudora bevatten filterfuncties die bij het gros van de gebruikers niet bekend zijn. Met filters kunnen berichten op specifieke kenmerken worden gesorteerd en in aparte folders worden geplaatst. Zo is het aan te raden om een filter te maken waardoor alle nieuwsbrieven automatisch in een speciale map terechtkomen. Hetzelfde kunt u doen met afzenders van wie u regelmatig post ontvangt. Wie op deze manier filters aanmaakt voor alle ‘voospelbare’ post, zal niet alleen merken dat de post keurig in mappen gesorteerd wordt, maar ook dat de inbox aangenaam leeg is. Nog een voordeel: omdat de ‘voorspelbare’ e-mail in mappen staat, bevat de inbox de onvoorspelbare e-mail, en dat is vaak die e-mail die het snelst om een reactie vraagt. Een andere aanpak kan zijn om ‘voospelbare’ post te voorzien van een kleur, zodat deze opvallen in de inbox. Een gedetailleerde uitleg hoe filters te gebruiken zijn, staat in de handleiding van uw e-mailprogramma.

Grove schifting

Als uw filters de mail eenmaal hebben gesorteerd en Mailwasher de ergste spam heeft weggegooid, blijken er bij sommige internetgebruikers toch nog tientallen tot honderden mails over die om onmiddellijke aandacht vragen. Dat lost u als volgt op. Maak een apart map ‘Urgent’ aan en verplaats alle ongelezen e-mails daar naartoe. (Als u ervoor zorgt dat alleen nieuw binnengekomen post in de inbox komt, kunt u ook de inbox hiervoor gebruiken.) Geef vervolgens het e-mailprogramma opdracht om op afzender te sorteren. Kijk kritisch naar de namen van de afzenders. Wellicht dat u bij het aanmaken van uw filters een nieuwsbrief of iets dergelijks over het hoofd hebt gezien. Wis de overbodige berichten. Herhaal dit procédé door te sorteren op onderwerp. En sorteer tenslotte op datum. Goede kans dat u na uw vakantie post vind van twee weken oud of meer waarvan na een snelle blik blijkt dat ze niet langer relevant zijn.

Vlaggen

Nu het echte werk. Kijk vluchtig over de berichten heen die nog resten en hou de belangrijkste apart in de al aangemaakte map. Plaats de overige berichten in een andere map met als naam ‘Niet Urgent’. In Outlook kunnen urgente berichten van een vlaggetje worden voorzien middels het menu dat onder de rechter muisknop verborgen is. Door Outlook op ‘vlaggetjes’ te laten sorteren, staan deze als belangrijk gemarkeerde berichten voortaan automatisch bovenaan.

Bron: Intermediair, 23 januari 2003

Extra informatie